نُشر في · بقلم فريق Missan.AI، علامة الذكاء الاصطناعي لدى Missan Global
لماذا يهم المشروع الأول أكثر من الأداة
أول مشروع أتمتة لديك يحدد النبرة لكل ما بعده. المشروع الذي ينجح يبني الثقة لدى الموظفين وأصحاب الميزانية والعملاء. والمشروع الذي يتعثر يجعل اعتماد المشروع التالي أصعب، أيًّا كانت التقنية.
لذلك ليس الهدف من المشروع الأول أن تجد أبهر استخدام للذكاء الاصطناعي. بل أن تجد المشروع الأرجح نجاحًا، وأن تظهر قيمة يراها الناس، وأن يتعلم فريقك كيف تعمل الأتمتة داخل نشاطك.
طريقة تقييم تطبقها في بعد ظهر يوم واحد
اكتب كل عملية اقترح أحد أتمتتها، في حدود خمس إلى عشر عمليات. ثم قيّم كل واحدة من 1 (ملاءمة ضعيفة) إلى 5 (ملاءمة قوية) وفق المعايير التالية. أجرِ ذلك مع من يديرون العملية فعلًا، لا في اجتماع للإدارة وحدها.
- الحجم. كم مرة تحدث؟ الدرجة 1 تعني بضع مرات في الشهر، والدرجة 5 تعني مرات كثيرة في كل يوم عمل. الحجم المنخفض نادرًا ما يعوض جهد الإعداد.
- قابلية التكرار. هل تُنجز بالطريقة نفسها تقريبًا في كل مرة؟ الدرجة 1 تعني أن كل حالة مختلفة، والدرجة 5 تعني خطوات متطابقة تقريبًا.
- وضوح القواعد. هل تستطيع كتابة خطوات القرار في صفحة واحدة؟ الدرجة 1 تعني أنها تعتمد على الخبرة والحدس، والدرجة 5 تعني أن القواعد موثقة أصلًا.
- توفر البيانات. هل المعلومات التي تحتاجها العملية رقمية ويمكن الوصول إليها؟ الدرجة 1 تعني الورق والذاكرة وصناديق البريد الشخصية، والدرجة 5 تعني أنها في أنظمة يمكن منح صلاحية الوصول إليها.
- الأمان عند الخطأ. كم يكلف الخطأ؟ الدرجة 1 تعني ضررًا ماليًا أو قانونيًا أو على العملاء يصعب تداركه، والدرجة 5 تعني خطأ صغيرًا ظاهرًا يسهل تصحيحه.
- الملكية. هل هناك شخص واحد معروف بالاسم يملك العملية وسيحكم على النتيجة؟ الدرجة 1 تعني لا أحد، والدرجة 5 تعني مسؤولًا واضحًا يريد لهذا المشروع أن ينجح.
- قابلية القياس. هل تستطيع قياس النجاح اليوم؟ الدرجة 1 تعني عدم وجود خط أساس، والدرجة 5 تعني أنك تتابع أصلًا الوقت المستغرق أو نسب الخطأ أو طول قائمة الانتظار.
اجمع الدرجات. صاحب أعلى مجموع هو مرشحك الأول، مع قاعدة إضافية: إذا نالت عملية الدرجة 1 أو 2 في الأمان أو الملكية أو البيانات، فاستبعدها مهما كانت درجاتها في المعايير الأخرى. هذه المعايير الثلاثة هي السبب المعتاد للفشل.
المجاميع وسيلة لترتيب قائمتك أنت. وهي ليست معايير مرجعية، فالدرجة 28 في شركة ما لا تعني شيئًا في شركة أخرى.
مشاريع تتجنبها في البداية
- أي عملية يكون الخطأ فيها مكلفًا أو لا رجعة فيه. المدفوعات والعقود والإيداعات الخاضعة للتنظيم والقرارات الطبية والقانونية نقاط بداية سيئة.
- العمليات التي لا يستطيع أحد وصفها. إذا اختلف الخبراء على الخطوات، فسيرث الوكيل هذا الالتباس.
- المشاريع التي تعتمد على إصلاح بياناتك أولًا. تنظيف البيانات مفيد، لكنه مشروع مختلف بميزانية مختلفة.
- البرامج الكبيرة العابرة للإدارات. مسؤولون كثيرون وأنظمة كثيرة ووقت طويل قبل أن يرى أحد نتيجة.
- المشاريع الاستعراضية المختارة لظهورها. إذا كان السبب الرئيس أنها ستبدو جيدة في عرض تقديمي، فهي الخيار الخطأ.
مرشحون جيدون للمشروع الأول
النمط الذي ينبغي البحث عنه هو حجم كبير وقواعد واضحة وبديل آمن. ومن الأمثلة المعتادة: فرز الطلبات الواردة وتوجيهها، واستخراج الحقول من مستندات قياسية إلى نظام، وصياغة ردود أولى ليعتمدها شخص، وتحديث السجلات بعد حدث روتيني. إذا كان العمل يضم عدة خطوات عبر أنظمة مختلفة فقد يناسبه وكيل ذكاء اصطناعي (بالإنجليزية). أما إذا كان تسلسلًا ثابتًا من الخطوات، فغالبًا ما تكون أتمتة العمليات (بالإنجليزية) أبسط وأرخص في التشغيل.
هيكل التجربة التجريبية لمدة 30 يومًا
الأسبوع 1: التحديد
اختر العملية، وسمِّ مسؤولها، ودوّن خطواتها الحالية، واتفق على مقياس واحد للنجاح. اجمع نحو خمسين مثالًا حقيقيًا، بما فيها الحالات الصعبة، لتختبر عليها.
الأسبوعان 2 و3: البناء والاختبار
ابنِ أصغر نسخة تؤدي المهمة. اختبرها على أمثلتك الحقيقية، وسجّل مواضع فشلها، وعالج هذه الحالات. حدّد مسبقًا ما سيفعله النظام عندما لا يكون متأكدًا: ينبغي أن يحيل الحالة إلى شخص، لا أن يخمّن.
الأسبوع 4: التشغيل بمراقبة شخص
شغّله على عمل حقيقي مع مراجعة بشرية لكل مخرج. قارن النتائج بالمقياس الذي وضعته في الأسبوع الأول. وفي النهاية اتخذ أحد ثلاثة قرارات: توسيع النطاق، أو تغيير التصميم، أو التوقف. التوقف نتيجة مشروعة. فالتجربة التي تنتهي بتكلفة قليلة وجواب واضح قد أدت غرضها.
اجعل المشروع الأول صغيرًا عن قصد
من المغري أن تختار مشروعًا كبيرًا بما يكفي ليبرر الاهتمام الذي حظي به. قاوم هذا الإغراء. فالمشروع الأول تمرين تعلّم له ناتج جانبي مفيد. وعندما ينجح، يصبح تحديد نطاق المشروعين الثاني والثالث أسهل، لأنك تعرف بياناتك وعادات الموافقة لديك وكيف يتفاعل فريقك مع المخرجات الآلية.
التجربة المحدودة التي لها مسؤول معروف وأمثلة حقيقية ومراجعة بشرية تحد من المخاطر وتنتج أدلة بدل الآراء. وهي تكشف أيضًا حقيقة بياناتك وأنظمتك، وهذا مفيد أيًّا كان ما ستفعله بعدها. وإن فضلت رأيًا من خارج المؤسسة في قائمتك، فإن تدقيق فرص الذكاء الاصطناعي المجاني أدناه يجري هذا التقييم معك.
أسئلة شائعة
كيف أختار أول مشروع أتمتة بالذكاء الاصطناعي؟
اكتب قائمة بخمس إلى عشر عمليات مرشحة، ثم قيّم كل واحدة من 1 إلى 5 وفق الحجم وقابلية التكرار ووضوح القواعد وتوفر البيانات والأمان عند الخطأ والملكية وقابلية القياس. ابدأ بالعملية الأعلى مجموعًا والتي لها مسؤول معروف بالاسم. وتجنب أي عملية قد يكلف فيها خطأ واحد كثيرًا أو يصعب التراجع عنه.
ما الذي يجعل حالة الاستخدام مناسبة كمشروع أتمتة أول؟
المشروع الأول الجيد يتكرر كثيرًا وبالطريقة نفسها تقريبًا في كل مرة، وتحكمه قواعد يستطيع شخص ما كتابتها. وتكون البيانات التي يحتاجها متاحة رقميًا، ويسهل اكتشاف الخطأ فيه بتكلفة قليلة، ويتولى شخص واحد مسؤولية نتيجته ويستطيع أن يحكم على نجاحه.
كم ينبغي أن تستمر التجربة التجريبية للأتمتة بالذكاء الاصطناعي؟
ثلاثون يومًا مدة مناسبة لأول تجربة: أسبوع لتحديد النطاق ومقياس النجاح، وأسبوعان للبناء والاختبار على أمثلة حقيقية، وأسبوع للتشغيل مع مراجعة بشرية ثم القرار بالتوسيع أو التعديل أو الإيقاف. قد تحتاج التكاملات المعقدة إلى وقت أطول، ولهذا يأتي تحديد النطاق أولًا.
ما العمليات التي لا ينبغي أتمتتها أولًا؟
تجنب العمليات ذات القواعد غير الواضحة، أو البيانات الرديئة أو المتفرقة، أو العواقب الكبيرة عند الخطأ، أو الخاضعة لتنظيم صارم، أو التي ليس لها مسؤول واحد. وتجنب أيضًا ما يتطلب ربط عدة أنظمة قبل أن يحقق أي قيمة. أجّل هذه العمليات إلى ما بعد أن يكتسب الفريق ثقة من مشروع أبسط.
كيف نبدأ مع Missan.AI؟
ابدأ بتدقيق فرص الذكاء الاصطناعي المجاني، فهو يدرس العمليات المرشحة لديكم ويوصي بنقطة البداية. نرد خلال يوم عمل واحد (من الاثنين إلى السبت، بتوقيت دبي).
كيف تساعدك Missan.AI
احجز تدقيق الفرص بالذكاء الاصطناعي مجانًا
في 30 دقيقة نحدد أهم ثلاث أتمتات بالذكاء الاصطناعي لعملك، مع خطة بناء عملية. دون تكلفة ودون التزام. نرد خلال يوم عمل واحد (من الاثنين إلى السبت، بتوقيت دبي).
تابع القراءة
موظف استقبال بالذكاء الاصطناعي لشركات الإمارات: ما يستطيعه وما لا يستطيعه
كيف يعمل موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي، وأين يناسب، وست نقاط تفحصها في اللغات وأنظمة الهاتف والتحويل قبل الشراء.
Microsoft Copilot أم وكيل ذكاء اصطناعي مخصص: أيهما يحتاجه نشاطك؟
أين يناسب كل منهما، وكيف يختلفان في التراخيص والحوكمة، وقائمة بسيطة لتحديد الخيار الأنسب لنشاطك.